Un training intern ținut de un coleg funcționează atunci când are un singur obiectiv clar, o structură pe blocuri scurte și cel puțin jumătate din timp dedicată exercițiilor. Specialistul din firmă cunoaște bine subiectul, dar de obicei nu a predat niciodată, iar tentația lui este să spună tot ce știe. O sesiune de 90 de minute bine pregătită transmite mai mult decât o zi întreagă de prezentări.
Pentru ce subiecte se potrivește un training intern?
Trainingul intern se potrivește pentru cunoștințele specifice firmei, pe care un furnizor extern nu le are: procedurile proprii, produsele, aplicațiile folosite zilnic, greșelile care apar des în lucrul cu clienții. Pentru competențe generale, cum ar fi negocierea sau managementul timpului, un curs extern aduce de regulă o metodă mai bine pusă la punct.
Avantajul principal este relevanța: exemplele vin din situații reale ale echipei. Dezavantajul este că specialistul trebuie ajutat să-și organizeze materialul, iar timpul lui de pregătire trebuie planificat, la fel ca orice altă sarcină, în spiritul ideilor despre locul formării într-o agendă aglomerată.
Cum se formulează obiectivul unei sesiuni de training?
Obiectivul unei sesiuni de training se formulează ca o acțiune pe care participanții o pot face la final și pe care nu o puteau face la început. „Participanții vor înțelege procesul de ofertare” este prea vag. „Participanții vor putea completa singuri o ofertă pentru un client nou, fără erori de preț” poate fi verificat.
Un singur obiectiv principal pe sesiune este suficient. Dacă specialistul are trei obiective, are de fapt trei sesiuni.
Cum se împart cele 90 de minute?
Cele 90 de minute se împart în blocuri scurte, care alternează explicația cu exercițiul, pentru că atenția scade vizibil după 15–20 de minute de ascultare continuă.
| Bloc | Durată | Ce se întâmplă |
|---|---|---|
| Deschidere | 5–10 minute | Obiectivul sesiunii și o situație reală care arată de ce contează |
| Explicație 1 | 15 minute | Primul pas al procesului, cu un exemplu complet |
| Exercițiu 1 | 15–20 de minute | Participanții aplică pasul pe un caz pregătit |
| Explicație 2 | 15 minute | Al doilea pas și greșelile frecvente |
| Exercițiu 2 | 20 de minute | Un caz complet, lucrat în perechi |
| Verificare și încheiere | 10 minute | Întrebări, recapitularea pașilor, materialele de folosit după sesiune |
Pauza nu este necesară la 90 de minute dacă exercițiile implică mișcare și discuții. Peste două ore, o pauză de 10 minute devine obligatorie.
Ce materiale pregătește colegul care ține trainingul?
Materialele necesare sunt puține, dar trebuie gândite pentru folosirea după sesiune, nu doar în timpul ei.
- O fișă de o pagină cu pașii procesului, pe care participanții o păstrează la birou.
- Cazuri de lucru luate din activitatea reală, cu datele clienților anonimizate.
- Câteva slide-uri, de regulă 8–12 pentru o sesiune de 90 de minute, cu scheme și exemple, nu cu paragrafe de text.
- Rezolvările exercițiilor, distribuite la final, ca fiecare să-și poată compara răspunsul.
O repetiție completă, cu cronometru, în fața unui singur coleg, scoate la iveală aproape toate problemele de timp. Majoritatea specialiștilor aflați la prima sesiune constată că materialul pregătit ar umple dublul timpului disponibil.
Cum se ține sesiunea, mai ales la prima experiență?
La prima experiență, regula de bază este ca specialistul să vorbească mai puțin și să lase participanții să lucreze. Câteva practici ajută:
- Întrebările se cer explicit după fiecare bloc, nu doar la final.
- Exercițiile se încep cu un exemplu rezolvat împreună, apoi participanții lucrează singuri.
- Când un participant greșește, greșeala se discută ca exemplu util, fără a-l pune pe el în dificultate.
- Subiectele care deviază se notează pe o foaie separată și se tratează după sesiune.
Tehnicile de vorbit în fața unui grup restrâns sunt aceleași ca la prezentările în fața conducerii: puțin text pe ecran, pauze reale după întrebări, contact vizual cu toată sala.
Cum se verifică dacă trainingul intern a avut efect?
Efectul unui training intern se verifică prin rezultatul exercițiului final și, mai ales, prin munca de după, în primele 2–4 săptămâni. Dacă obiectivul a fost completarea corectă a unei oferte, se urmărește câte oferte au ieșit fără erori după sesiune. Indicatorii și momentele potrivite de măsurare sunt descriși în ghidul despre efectul unui training asupra felului de lucru al echipei.
Specialistul primește la rândul lui feedback concret: ce bloc a fost prea lung, ce exercițiu a fost neclar, ce întrebări au rămas fără răspuns. A doua sesiune ținută de același coleg este, aproape întotdeauna, vizibil mai bună decât prima, iar materialele pot fi refolosite la integrarea angajaților noi.
