Un ONG se înființează în patru pași: rezervarea denumirii la Ministerul Justiției, întocmirea actului constitutiv și a statutului, dovedirea sediului și a patrimoniului inițial, apoi depunerea dosarului la judecătorie. Personalitatea juridică apare abia după hotărârea instanței și înscrierea în Registrul asociațiilor și fundațiilor. Înainte de toate, fondatorii aleg între asociație și fundație.
Drumul seamănă doar în parte cu înființarea unei firme, iar cine pornește cu reflexele de la Registrul Comerțului se încurcă repede: altă instituție pentru denumire, alte acte, o instanță în locul registratorului. ADISAF, firmă din București care lucrează online cu fondatori din toată țara, prezintă pe site procedura pe etape, iar ordinea de mai jos le urmează.
Înainte de pași: asociație sau fundație
Asociația se bazează pe oameni, adică pe membri care urmăresc un scop comun. Are nevoie de cel puțin trei membri fondatori, care pot fi persoane fizice sau juridice. Un grup de părinți care vor să sprijine o școală, câțiva alergători care organizează curse caritabile ori voluntarii unui adăpost de animale se regăsesc de obicei în această formă.
Fundația se bazează pe un patrimoniu afectat unui scop. Poate fi înființată și de un singur fondator, care pune deoparte bunuri sau bani pentru o cauză anume, de exemplu burse pentru elevii dintr-o comună. Întrebarea care desparte cele două forme este simplă: proiectul trăiește prin membrii lui sau prin resursele care îi sunt dedicate? Răspunsul hotărăște și felul în care se vor lua deciziile mai târziu.
Pasul 1: denumirea, verificată la Ministerul Justiției
Disponibilitatea denumirii se verifică și se rezervă la Ministerul Justiției, nu la Registrul Comerțului. Este o deosebire pe care o ratează mulți dintre cei care au mai înființat societăți. Numele se alege și cu gândul la folosirea lui de zi cu zi: va apărea în statut, în cererile de finanțare și pe materialele de strângere de fonduri. Un nume prea lung sau ușor de confundat cu al altei organizații creează neplăceri ani la rând.
Pasul 2: actul constitutiv și statutul
Cele două documente stabilesc scopul și obiectivele organizației, patrimoniul, organele de conducere și modul de funcționare. După redactare urmează autentificarea sau atestarea lor. Este etapa care cere atenție sporită, fiindcă o formulare neglijentă se plătește mai târziu: un scop descris prea îngust împiedică proiecte viitoare, iar reguli neclare despre vot produc blocaje la prima neînțelegere dintre membri.
Din acest motiv, în dosarele coordonate de ADISAF redactarea este treaba avocatului: site-ul precizează că documentația juridică aparține unui cabinet de avocat colaborator, înscris în Baroul București, care o elaborează, o avizează și și-o asumă, în timp ce firma are un rol administrativ și de coordonare. Fondatorii au partea lor de lucru: să cadă de acord, înainte de redactare, asupra scopului, a conducerii și a felului în care intră și ies membrii. Un grup care amână aceste discuții „pentru după înființare” le va purta oricum, doar că pe un statut deja semnat.
Pasul 3: sediul și patrimoniul inițial
Organizația are nevoie de un sediu, dovedit cu un contract de comodat, un contract de închiriere sau un act de proprietate, la care se adaugă, după caz, acordurile necesare. Multe ONG-uri pornesc din locuința unuia dintre fondatori, pe baza unui comodat, adică a unui împrumut gratuit de folosință. Soluția este firească la început, cu condiția ca proprietarul să știe că adresa lui devine adresa oficială a organizației.
Al doilea element este patrimoniul inițial. Cerințele diferă între asociație și fundație, lucru de înțeles din moment ce fundația se definește tocmai prin patrimoniul ei. Valorile concrete și forma în care se constituie se stabilesc la redactarea actelor, împreună cu avocatul.
Pasul 4: dosarul la judecătorie
Dosarul se depune la judecătoria în raza căreia se află sediul. Instanța analizează cererea și pronunță o hotărâre. După hotărâre și după înscrierea în Registrul asociațiilor și fundațiilor, organizația dobândește personalitate juridică. Până atunci există doar un grup de oameni cu un proiect; din acel moment există o entitate care acționează în nume propriu.
Cât durează? Nu există un răspuns unic. Durata depinde de instanță și de cât de complet este dosarul. Un grup de inițiativă care are în vedere un eveniment sau un termen de finanțare pornește procedura din vreme și nu își leagă planurile de o dată anume.
După înscriere: obligațiile care rămân
Hotărârea instanței încheie înființarea, nu și treburile administrative. Imediat după, organizația obține cod fiscal de la ANAF și își deschide un cont bancar. Urmează obligațiile care revin an de an sau ori de câte ori apare o schimbare:
- ținerea contabilității;
- întocmirea situațiilor financiare anuale;
- declararea beneficiarului real;
- convocarea periodică a adunării generale.
Voluntarii se concentrează, firesc, pe cauză, iar hârtiile rămân la coada listei. Un ONG care nu își ține evidențele la zi are însă dificultăți tocmai acolo unde îl doare: la finanțatori, la bănci, la partenerii instituționali. Desemnarea din start a unei persoane care răspunde de partea administrativă și colaborarea cu un contabil scutesc organizația de corecturi făcute în grabă.
Adunarea generală merită un cuvânt aparte. Nu este o formalitate, ci locul în care membrii aprobă ce s-a făcut și hotărăsc ce urmează. O asociație care nu își mai convoacă membrii ajunge, cu timpul, să funcționeze doar prin doi sau trei oameni, fără acoperirea celorlalți.
Trei lucruri de știut de la început
Un ONG poate desfășura activități economice doar cu caracter accesoriu și strâns legate de scopul său. Organizația nu se poate transforma într-un comerciant obișnuit sub umbrela statutului non-profit, iar veniturile din astfel de activități servesc scopului pentru care a fost înființată.
Există și demersuri speciale, distincte de înființare: statutul de utilitate publică și înscrierea în registrul care permite redirecționarea a până la 3,5% din impozitul pe venit, procent valabil la data documentării. Niciunul nu vine automat odată cu personalitatea juridică, așa că se planifică separat, după ce organizația funcționează.
În fine, alegerea dintre cele două forme se face cu toate informațiile pe masă. Pașii, actele și condițiile sunt detaliate pe pagina care prezintă serviciul ADISAF de înființare ONG (asociație sau fundație), utilă mai ales grupurilor care încă ezită. ADISAF nu este instituție a statului și nu decide în locul instanței; firma coordonează pregătirea dosarului, iar hotărârea aparține judecătoriei. Pentru fondatori, sarcina rămâne aceeași la fiecare pas: să știe ce vor să construiască și cine răspunde de ce.
