O firma poate functiona bine si fara certificari, dar pe masura ce activitatea creste, lipsa unor reguli clare poate deveni o problema. Apar mai multi angajati, mai multe documente si mai multe procese care trebuie urmarite. Standardele internationale ofera un cadru comun, astfel incat oamenii sa stie ce trebuie facut si cum trebuie verificat.
Aceste standarde sunt create pentru domenii diferite. Unele se concentreaza pe calitate, altele pe mediu, siguranta alimentara sau securitatea informatiilor. Pentru companie, alegerea nu ar trebui facuta doar pentru imagine. Este mai important ca standardul ales sa raspunda unei nevoi reale si sa poata fi aplicat in activitatea de zi cu zi.
In cazul unei firme care gestioneaza multe date si informatii importante, ISO 27001 poate deveni un reper pentru organizarea securitatii informatiei. Accentul cade pe identificarea riscurilor, stabilirea unor masuri de control si verificarea lor in timp. O astfel de abordare poate reduce dezordinea si poate ajuta compania sa trateze mai atent informatiile pe care le gestioneaza.
Alegerea standardului trebuie legata de activitatea reala
Nu exista un singur standard potrivit pentru toate organizatiile. O firma care produce bunuri are alte prioritati fata de un furnizor de servicii sau fata de o companie din industria alimentara. Inainte de a incepe pregatirea, conducerea trebuie sa inteleaga ce procese necesita mai multa ordine si unde exista cele mai importante riscuri.
ISO 9001 este orientat spre managementul calitatii si poate ajuta organizatia sa isi priveasca procesele intr-un mod mai clar. Accentul nu cade doar pe produsul final, ci si pe felul in care sunt organizate activitatile care duc la acel rezultat. Astfel, problemele pot fi observate mai devreme, iar procesele pot fi imbunatatite treptat.
Pentru a alege mai usor directia potrivita, pot fi analizate:
- Domeniul principal de activitate al firmei
- Tipurile de riscuri care apar cel mai des
- Cerintele clientilor si partenerilor
- Procesele care necesita cele mai multe verificari
- Piete sau contracte pentru care este ceruta o certificare
- Resursele disponibile pentru implementare
Certificarea poate sustine increderea partenerilor
In domeniul alimentar, de exemplu, ISO 22000 se concentreaza pe managementul sigurantei alimentelor. Pentru o companie care produce, depoziteaza sau distribuie produse alimentare, organizarea proceselor este deosebit de importanta. Cerintele trebuie integrate in activitatea zilnica, iar echipa trebuie sa stie cum poate preveni si controla riscurile relevante.
Un certificat recunoscut poate transmite partenerilor faptul ca firma urmeaza un anumit cadru de lucru si accepta verificarea proceselor sale. Pentru organizatiile care colaboreaza cu clienti din alte tari, acest lucru poate simplifica anumite discutii si poate demonstra ca exista reguli clare in spatele activitatii. In plus, o astfel de recunoastere internationala deschide noi oportunitati de dezvoltare si consolideaza increderea pe pietele externe.
O certificare poate avea efecte practice asupra modului in care lucreaza compania:
- Procesele pot fi documentate mai clar.
- Responsabilitatile pot fi mai usor de stabilit.
- Problemele pot fi observate mai devreme.
- Relatia cu anumiti clienti poate deveni mai simpla.
- Echipa poate lucra dupa reguli mai bine definite.
Pregatirea corecta face diferenta in timpul auditului
Un standard nu aduce rezultate doar prin simpla obtinere a certificatului. El trebuie introdus in procesele reale ale firmei, iar angajatii trebuie sa inteleaga ce se schimba in activitatea lor. Inainte de audit, este util ca organizatia sa verifice daca regulile stabilite sunt respectate in practica si daca documentele necesare sunt actualizate.
Pregatirea poate dura diferit de la o firma la alta. O companie mica, cu putine procese, se poate adapta mai usor, in timp ce o organizatie mare poate avea nevoie de mai mult timp pentru coordonarea mai multor departamente. Important este ca fiecare etapa sa fie verificata, iar eventualele probleme sa fie corectate inaintea evaluarii externe.
In aceasta perioada, pot fi urmarite cateva elemente esentiale:
- Identificarea proceselor care nu sunt documentate suficient.
- Verificarea regulilor aplicate de fiecare departament.
- Actualizarea documentelor care nu mai corespund activitatii.
- Instruirea angajatilor cu privire la cerintele relevante.
- Realizarea unor verificari interne inaintea auditului extern.
Standardele trebuie mentinute dupa obtinerea certificatului
Obtinerea certificatului nu reprezinta finalul procesului. O companie trebuie sa continue sa verifice daca procedurile sunt respectate si daca sistemul ramas implementat mai este potrivit pentru activitatea sa. Atunci cand apar produse noi, angajati noi sau procese diferite, regulile pot necesita actualizare.
Verificarile interne au un rol important in mentinerea standardului. Ele pot scoate la iveala mici abateri inainte ca acestea sa devina probleme mai mari. In plus, rezultatele acestor verificari pot fi folosite pentru imbunatatirea modului de lucru si pentru pregatirea evaluarilor urmatoare.
Pe termen lung, valoarea unei certificari depinde de felul in care este folosita. Daca regulile raman doar in documente, beneficiile sunt limitate. Daca sunt aplicate de intreaga echipa si revizuite atunci cand apar schimbari, standardele pot deveni un instrument real pentru calitate, siguranta si organizare. Astfel, certificarea capata un rol practic, nu doar unul de imagine. Aplicarea lor sustinuta transforma cerintele oficiale intr-un avantaj competitiv concret si sustenabil pentru intreaga firma.
